事務系の業種の方でこんな悩みがある方もいるのではないでしょうか。
⚫︎QC活動をしているけどぶっちゃけ事務系で何をすればいいのかわからない
⚫︎QCの内容は品質管理のものが多くネタがない
⚫︎年間の必達目標件数になかなか到達しない
⚫︎毎回ネタは掃除ばかり
まろれーる事務系QCのネタが掃除ばかりになるのはあるあるだよねー
元々品質管理から派生したQCサークル活動。
それなのに事務系の部署で取り組むと言っても掃除くらいしかない…
私の所属するサークルもいつも4S活動に取り組むだけでした。
Aくんどっかにテーマの考え方の例載ってないかなー・・・
とにかくテーマ完了件数をこなさなきゃいけない！でも4Sしかネタが思いつかない…
でも見方を変えてみると事務系でもQCのネタがたくさんあることに気づきました！
今回は事務系サークル活動歴9年、リーダー歴4年の私が事務系QCサークルテーマ選定のコツ解説します。
QC活動の定義
QCはQuality Controlの略。
その名の通り品質管理のことです。
QCサークル活動は職場で品質管理や改善に取り組む小集団活動です。
管理図や散布図など品質管理部門に特化したQC手法を使って改善活動を進めます。
事務系QCテーマの考え方例
困りごとを挙げる
困りごとを挙げるときのポイント『みんなと共通の業務でなくてもいい』ここが一番重要です。
まろれーる品質的なことでなくてもなんでもOKです。
みんなと自分は違うんじゃないか…
自分の業務がテーマになると迷惑なんじゃないか…そう思う必要も全くなし。
全員共通のテーマでやろうとすると結論が4Sになる可能性が高まります。
各個人が業務でやりづらい、困っていることなんでも洗い出します。
QCテーマ選定：困りごと例
残業が多い
電話をとることが多いが誰がいつまでどこにいってるのかわからない
有給を取りたいがみんなが忙しそうなので言い出せない
お腹が空いて効率が悪いのでお昼ご飯の時間より早くご飯が食べたい
紙媒体の仕事が多すぎてめんどくさい
本当になんでもいいです。
誰かが困っていること＝業務の品質に何か問題がある可能性があります。
他の人の意見を否定することはもちろんNG。
まろれーるQC活動の大原則、ブレーンストーミングでは否定的な意見を言わない！だよ。
ここで人の意見に口を出すタイプの人間がいるとメンバーが萎縮してしまい全く進みません。
私も過去に経験ありますが最悪です。
口出しするタイプの人がいて話がまとまらない場合は上司に同席してもらうなど対策が必要です。
ざっくばらんに困りごとを出し合いましょう。
この時に『これは自分だけの困りごとだから皆には関係ないんじゃないか』などと考えないように気を付けましょう。
それを言っていたら話が進みません。
点数付をする
ざっくばらんに出された意見を点数付していきます。
事務系なので不良率や設備稼働率といった項目はありません。
項目と点数付のイメージはこんな感じです。
点数付をして一番点数の高いものをテーマにします。
しかしここでテーマ確定する前に禁じ手を使うことが多いです。
次章で解説します。
【事務系QC】テーマ決定の前に確認したいポイント
取組内容の目星をつける
本来のQCストーリーの手法では禁じ手かもしれませんが念のため行っていたことがあります。
このテーマで取り組む課題は何なのか何となくイメージしておくことです。
例えば先ほどの例で言えば
・お腹が空いて効率が悪いのでお昼ご飯の時間より早くご飯が食べたい
→●●という業務を改善して早く終わるようにすればいいのでは？
と言った感じで何となくで構わないので課題がイメージできればテーマとして選んでも問題ありません。
本来はテーマが決まった後に検討する内容ですがとにかくテーマ完了件数をこなさなければならない場合が多いQC活動、、、禁じ手もありではないかと思います。
※あくまでもQCストーリーに沿ってやりたい場合はオススメしません。
対策のボリュームを考えておく
1年間かけてじっくりと1件の課題に取り組めるのであれば問題ありません。
しかし実際は年間●件テーマ完了しましょうと決まっている場合がほとんどなのではないでしょうか。
その場合あまりにも壮大なボリュームのテーマだと終わらずQC会合の回数が増えてしまいます。
実際1度だけ対策ボリュームが壮大すぎて業務に支障が出てしまったことがありました。
改善活動のはずのQCに首を絞められている状態。
テーマ完了必達件数があるので1テーマ当たりの活動期間は限られています。
ボリュームの大きすぎるものは慎重に検討しましょう。
事務系でもテーマ事例はたくさんある
4S以外のテーマを探すために…
事務系QC＝4Sとなってしまいがちです。
実際私の会社では事務系部署の発表はほとんどが4S。
私のサークルも例に漏れずの状況でした。
しかし『みんなで共通した内容のテーマにしないといけない』という認識を改めたことでテーマが色々あがるようになりました。
共通テーマじゃなくても大丈夫？
共通のテーマでないと対策がやりにくいじゃないか！と思われるかもしれません。
テーマを確定させる前に課題やボリュームを検討しておけば他の人も一緒に対策できるのか分かると思います。
その時点でテーマに取り組むのかどうか判断することが出来ます。
最初は人の仕事はわからないから対策なんて難しいんじゃないかな〜と思っていましたが、
実際取り組んでみると案外全員で取り組むことができるものもありました。
4S以外のテーマ選定に苦慮している方の参考になると嬉しいです。
では、また！
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